Un solo itinerario para todo el grupo

Lo difícil de un viaje en grupo no es decidir adónde ir. Es el mes siguiente, cuando seis personas reservaron seis vuelos desde tres ciudades y cada confirmación vive en una bandeja de entrada distinta. Whimbrel está hecho para ese mes. Cada viajero envía sus propias reservas, el itinerario se arma solo y todos miran el mismo plan.

Una sola línea de tiempo, armada con las confirmaciones de todos

Cada viaje tiene una dirección de correo privada. Cada viajero reenvía a ella la confirmación de su vuelo, hotel, tren o cena, o conecta su bandeja de Gmail, Outlook o Fastmail para que las reservas nuevas lleguen sin reenviarlas. Un asistente lee cada correo, extrae las fechas, horas, lugares y números de confirmación, y lo coloca en el día correcto del viaje. Quien organiza deja de juntar capturas de pantalla.

Todo lo que agrega el asistente se puede editar o deshacer, y nunca envía correos desde la cuenta de nadie. Cuando un correo de la aerolínea cambia la hora de un vuelo o lo cancela, se avisa a quienes van en él, y cuando la misma reserva llega dos veces se guarda una sola vez. La página cómo funciona sigue un viaje desde el primer correo.

Cómo lo configura un grupo

Quien organiza crea el viaje y reenvía la primera reserva, normalmente la casa o el hotel. Después invita a todos los demás por correo, como participantes u observadores. Cada participante recibe la dirección del viaje y reenvía sus propios vuelos a medida que los reserva, o conecta una bandeja una vez y se olvida. No hay nada que escribir ni nada que mantener sincronizado: el viaje es la suma de las confirmaciones de todos, ordenadas por día.

Coorganizadores y observadores

Invita como participantes a quienes vienen. Reenvían sus propias reservas, agregan cenas y actividades, y editan el plan. Invita como observadores a quienes necesitan estar al tanto pero no vienen, un padre, una pareja que se queda en casa. Lo ven todo y no cambian nada. Cuando alguien cambia el plan, el resto del viaje recibe una nota que dice quién cambió qué.

Las fechas de cada viajero

Los viajes en grupo rara vez tienen un solo juego de fechas. Cada persona de un viaje en Whimbrel tiene su propia llegada y salida, así que el itinerario sabe que la cena del lunes no es para quien aterriza el martes. Cualquier elemento puede ser para una parte del grupo en lugar de para todos: la caminata temprano a la que se apuntaron tres, el restaurante para los dos a los que les gusta el pescado. Ve el viaje como cualquier viajero y verás solo lo suyo. Los avisos de cobertura funcionan igual: si una persona no tiene cómo ir del aeropuerto a la casa el día que llega, el viaje lo dice para esa persona, no para todos.

Dinero, notas y la lista de pendientes

Activa los gastos del viaje y cualquiera puede registrar lo que pagó, con una foto del recibo que completa el monto y la moneda. Todos ven la lista actualizada. Whimbrel no divide los costos ni calcula quién le debe a quién, así que acompáñalo con una app para dividir gastos a la hora de saldar cuentas. Si tu grupo prefiere empezar con una hoja de cálculo, la plantilla gratis de itinerario para viajes en grupo tiene las mismas pestañas.

Las notas del viaje son compartidas y en vivo, así que el plan de equipaje y la lista de "cosas que todavía tenemos que decidir" son un solo documento que todos pueden editar a la vez, viendo los cambios de cada persona mientras ocurren. Los pendientes y las listas de equipaje están junto al plan, así que quién lleva el parlante y quién tiene el código de reserva de la casa quedan escritos en un lugar que todo el grupo puede ver. Whimbrel agrega por su cuenta los requisitos de entrada de los países del viaje, para que la única persona sin la visa correcta se entere a tiempo.

Para quienes solo necesitan las fechas

Publica un enlace de solo lectura para el familiar que quiere saber dónde vas a estar. Suscríbete al viaje desde Apple, Google u Outlook Calendar y cada reserva aparece también ahí, para cada miembro.

Para quién es

El amigo que siempre termina organizando. La madre o el padre que planea el viaje familiar al que los hijos adultos llegan desde tres ciudades. El grupo de seis que ya hizo esto antes y recuerda la semana de extractos bancarios de después. Si fuiste tú quien dijo "yo me encargo", esta es la herramienta para la parte que viene después de que todos dicen que sí. El artículo cómo planear un viaje en grupo cubre la parte de antes.

Como planificador de viajes en familia funciona igual, con dos diferencias que importan. Los abuelos y los familiares que no vienen pueden ser observadores, así que ven las fechas y el hotel sin poder cambiar nada, y un padre o una madre puede reenviar las reservas de los niños sin crearles cuentas. Una app para planear vacaciones en familia que pide a cada miembro instalar algo y registrarse suele terminar con una persona escribiéndolo todo de todos modos; aquí lo único que se necesita es que quienes reservan puedan reenviar un correo.

Lo que Whimbrel no hace por un grupo

No hay encuestas para elegir fechas o destino; de eso se encarga el chat del grupo, y Cómo planear un viaje en grupo explica cómo llevarlo. El registro de gastos no divide los costos. No hay un planificador de rutas en mapa, así que si tu grupo planea los días sobre un mapa, Wanderlog es mejor herramienta para esa parte. La app para Android está en Google Play; la app para iPhone sigue en beta, así que por ahora quienes usan iPhone trabajan desde el navegador.

Whimbrel es gratis hoy, para todos los miembros de un viaje. Whimbrel Pro llegará para quienes hacen muchos viajes al año o viajan con muchas personas, y todo lo que armes ahora se queda contigo. La página de funciones enumera todo lo que hace, y las preguntas frecuentes explican qué lee de tu correo y qué nunca hace con él.