Plantilla de itinerario de viaje en grupo: Sheets y Docs

La mayoría de las plantillas de itinerario están hechas para un solo viajero. Un viaje en grupo necesita columnas para quién viene, cuándo llega cada persona, qué cena es para quiénes y quién pagó. Esta plantilla las tiene. Es gratis, no hace falta registrarse y viene como hoja de cálculo para Google Sheets, Excel y Numbers, y como documento para Google Docs y Word.

Descarga la plantilla

• Hoja de cálculo (la principal): descarga el archivo de Excel (en inglés). Para usarla en Google Sheets, súbela a Google Drive y se convierte en una hoja de Google que es tuya. Se abre en Excel y Numbers tal cual.
• Documento: descarga el archivo de Word (en inglés). Para usarlo en Google Docs, súbelo a Google Drive de la misma forma.

Los dos son archivos simples sin nada oculto. Cambia lo que quieras.

Si lo que más te pesa es escribir cada reserva a mano, puedes saltarte la plantilla por completo: Whimbrel arma las mismas pestañas a partir de los correos de confirmación que reenvía cada viajero, gratis. El resto de este artículo es para quienes quieren la hoja de cálculo.

Qué incluye y por qué

La hoja de cálculo tiene seis pestañas. La primera fila de cada una dice para qué sirve.

Overview (resumen). El nombre del viaje, las fechas, el destino, quien organiza, el chat del grupo, el alojamiento compartido con su código de reserva y una línea que fija la regla del dinero antes de que nadie pague: los gastos compartidos se dividen en partes iguales salvo que se indique otra cosa. Cada fila tiene espacio para un enlace, un responsable y notas. También hay una fila para la franja de llegada a la que apuntar, así el viaje al aeropuerto es uno y no cuatro.

Travelers (viajeros). Una fila por persona: cuándo llega y cuándo se va, cómo llega, su teléfono, notas de alimentación y si comparte el alojamiento. Esta pestaña va primero porque todas las demás dependen de ella. Los viajes en grupo rara vez tienen un solo juego de fechas, y el itinerario solo es fiel si sabe quién está en qué días.

Day by day (día por día). Una fila por cada cosa que pasa, con las dos columnas que no tiene una plantilla para un solo viajero. Who it is for (para quién es) tiene Everyone (todos) por defecto; cámbialo por nombres para la caminata temprano a la que se apuntaron tres o el restaurante para los dos a los que les gusta el pescado. Booked by (reservado por) dice qué viajero tiene la confirmación, para que nadie tenga que preguntar en el chat del grupo.

Fecha	Hora	Qué	Dónde	Para quién es	Reservado por	Número de confirmación
vie 30 oct	14:00	Check-in	Hotel Artemide, Roma	Todos	Sam	48213-A
vie 30 oct	20:00	Cena	Roscioli	Todos	Priya	ROS-7781
sáb 31 oct	7:30	Tour por los subterráneos del Coliseo	Coliseo	Sam, Priya, Alex	Sam	CT-003912

Bookings (reservas). Todas las confirmaciones en un solo lugar: el tipo, qué viajeros cubre, el proveedor, el número de confirmación, la fecha, el monto, quién pagó y una columna Forwarded to the trip? (¿reenviada al viaje?). Esa última columna es la disciplina que hace que todo funcione: la reserva va en esta pestaña el día que llega la confirmación, no la semana antes de salir, porque quien reservó en marzo no va a recordar en junio qué sitio usó.

Money (dinero). Cada gasto compartido el día que ocurre: quién pagó, el monto, la moneda, entre quiénes se dividió y si hay recibo. Debajo de la lista, una tabla pequeña muestra lo que cada persona ha pagado hasta ahora, a partir de la pestaña Travelers. Muestra quién ha pagado, no quién le debe a quién. Saldar cuentas es un paso aparte, y los totales suponen una sola moneda.

Packing and to-dos (equipaje y pendientes). Las columnas que importan: responsable, fecha límite y hecho. Quién lleva el parlante, quién tiene el código de reserva de la casa, quién recoge el auto de alquiler, y para cuándo.

La versión en documento tiene las mismas seis secciones como títulos y tablas, para quienes prefieren escribir en lugar de llenar celdas, y para imprimir.

Cómo usarla si organizas el viaje

1. Completa Travelers antes de reservar nada. Los nombres y las fechas a las que cada persona dijo que sí. Un quizás no tiene fila hasta que sea un sí.
2. Compártela con permisos de edición para quienes vienen y de lectura para quienes se quedan en casa. En Google Sheets es el botón Compartir; con un archivo enviado por correo, es una copia por persona y un desorden, así que usa Sheets o Docs si puedes.
3. Pide a cada viajero que agregue sus propias reservas en la pestaña Bookings el día que reserva, con el número de confirmación. El trabajo de quien organiza es notar lo que falta, no escribirlo todo.
4. Registra el dinero en la mesa. No esa noche, no en el vuelo de vuelta. La pestaña Money es la que te ahorra la semana de extractos bancarios después.
5. Revisa el primer día la semana antes. La llegada de cada persona debería estar en Day by day. La que falta es la que va a causar el problema.

Las decisiones previas a todo esto, fechas, presupuesto, destino y quién viene de verdad, están en Cómo planear un viaje en grupo.

Hazla tuya

Borra las pestañas que no necesites; la pestaña Money es opcional si tu grupo salda cuentas de otra forma. Agrega una pestaña por ciudad para un viaje largo. La fila de encabezado está fija en todas las pestañas para que siga visible a medida que crece la lista. La columna Type (tipo) de Bookings y las columnas de sí o no tienen menús desplegables en Excel y Google Sheets, así las entradas se mantienen coherentes. Si tu grupo planea un viaje al año, guarda una copia en blanco y duplícala cada vez.

Sáltate la plantilla

Esta plantilla es la versión manual de lo que pasa cuando todos reenvían sus correos de confirmación a un solo lugar. Funciona hasta que la sexta persona reserva el quinto vuelo y nadie lo anotó, lo que suele pasar la semana antes del viaje.

Whimbrel arma los mismos viajeros, día por día y reservas a partir de los propios correos. Cada viajero reenvía sus confirmaciones a la dirección del viaje, o conecta Gmail, Outlook o Fastmail para que las reservas nuevas lleguen solas, y un asistente coloca cada reserva en el día correcto con su número de confirmación. Cada persona tiene sus propias fechas dentro del viaje, cualquier elemento puede ser para una parte del grupo, quienes se quedan en casa pueden seguirlo sin editar y nadie vuelve a escribir nada.

Whimbrel es gratis hoy. Whimbrel Pro llegará para quienes hacen muchos viajes al año o viajan con muchas personas, y todo lo que armes ahora se queda contigo. Reenvía la primera reserva de tu próximo viaje en grupo, mira cómo se arma el itinerario solo y después invita al resto. La página de funciones enumera todo lo que hace, y las preguntas frecuentes explican qué lee de tu correo y qué nunca hace con él.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla de itinerario de viaje gratis para Google Sheets?

Sí. La plantilla de itinerario para viajes en grupo de esta página es una hoja de cálculo gratis con pestañas para el resumen del viaje, los viajeros, el plan día por día, las reservas, el dinero y el equipaje. Descárgala y súbela a Google Drive, o ábrela en Excel o Numbers. Sin registro y sin dirección de correo.

¿Cómo hago una copia de una plantilla de Google Sheets?

Descarga el archivo de la hoja de cálculo, abre drive.google.com, elige Nuevo, luego Subir archivo, y selecciona el archivo. Google Drive lo convierte en una hoja de Google que es tuya. Si alguien comparte contigo una hoja de Google en modo de solo lectura, ábrela y elige Archivo, luego Hacer una copia.

¿Qué debería incluir el itinerario de un viaje en grupo?

Quién viene y cuándo llega y se va cada persona, cada reserva con su número de confirmación, un plan día por día que diga para quién es cada elemento, quién pagó cada gasto compartido y una lista de pendientes con un responsable en cada línea. Una plantilla para un solo viajero no tiene ninguna de las columnas de quién, y por eso un grupo necesita la suya.

¿Cómo compartir el itinerario de un viaje con un grupo?

Ponlo en un solo lugar que todos puedan abrir. Comparte la hoja de cálculo con permisos de edición para quienes vienen y de lectura para quienes se quedan en casa, y pide a cada viajero que agregue sus propias reservas el día que las hace. O usa una app que arme el itinerario a partir de los correos de confirmación de todos, para que nadie tenga que escribir nada.

¿Hay una plantilla de itinerario de viaje para Excel o Word?

Sí. La misma plantilla está en esta página como archivo de Excel y como archivo de Word. La versión de Excel tiene los menús desplegables y los totales por persona en la pestaña Money; la versión de Word tiene la misma estructura como documento, para quienes quieren imprimirla.

¿Puede una app armar el itinerario por mí?

Sí. Whimbrel arma las mismas pestañas de viajeros, día por día y reservas a partir de los correos de confirmación que reenvía cada viajero, así el itinerario se completa solo y todos ven el mismo viaje. Es gratis hoy, y Whimbrel Pro llegará para quienes hacen muchos viajes al año o viajan con muchas personas.