Ein Reiseplan für die ganze Gruppe

Das Schwierige an einer Gruppenreise ist nicht die Entscheidung, wohin es geht. Es ist der Monat danach, wenn sechs Leute sechs Flüge aus drei Städten gebucht haben und jede Bestätigung in einem anderen Postfach liegt. Whimbrel ist für diesen Monat gemacht. Alle Reisenden schicken ihre eigenen Buchungen ein, der Reiseplan baut sich von selbst, und alle schauen auf denselben Plan.

Eine Zeitleiste aus den Bestätigungen aller

Jede Reise hat eine private E-Mail-Adresse. Alle Reisenden leiten ihre Flug-, Hotel-, Zug- oder Restaurantbestätigung dorthin weiter oder verbinden ihr Gmail-, Outlook- oder Fastmail-Postfach, damit neue Buchungen ohne Weiterleiten ankommen. Ein Assistent liest jede E-Mail, zieht Daten, Uhrzeiten, Orte und Bestätigungsnummern heraus und legt sie am richtigen Tag der Reise ab. Wer organisiert, muss keine Screenshots mehr sammeln.

Alles, was der Assistent hinzufügt, lässt sich bearbeiten oder rückgängig machen, und er verschickt nie E-Mails aus jemandes Konto. Wenn eine Airline per E-Mail einen Flug verlegt oder streicht, bekommen die Leute auf diesem Flug Bescheid, und wenn dieselbe Buchung zweimal ankommt, wird sie einmal abgelegt. Die Seite So funktioniert's begleitet eine Reise ab der ersten E-Mail.

So richtet eine Gruppe es ein

Wer organisiert, legt die Reise an und leitet die erste Buchung weiter, meistens das Haus oder das Hotel. Dann lädt die Person alle anderen per E-Mail ein, als Teilnehmer oder Beobachter. Alle Teilnehmer bekommen die Adresse der Reise und leiten ihre eigenen Flüge weiter, sobald sie sie buchen, oder verbinden einmal ein Postfach und vergessen es dann. Es gibt nichts abzutippen und nichts abzugleichen: Die Reise ist die Summe aller Bestätigungen, nach Tagen abgelegt.

Mitplaner und Beobachter

Lade die Leute, die mitkommen, als Teilnehmer ein. Sie leiten ihre eigenen Buchungen weiter, tragen Abendessen und Aktivitäten ein und bearbeiten den Plan. Lade die Leute, die Bescheid wissen müssen, aber nicht mitkommen (ein Elternteil, ein Partner, der zu Hause bleibt), als Beobachter ein. Sie sehen alles und ändern nichts. Wenn jemand den Plan ändert, bekommen alle anderen auf der Reise einen Hinweis, wer was geändert hat.

Die eigenen Daten jeder Person

Gruppenreisen haben selten nur einen Zeitraum. Jede Person auf einer Whimbrel-Reise hat ihre eigene Ankunft und Abreise, damit der Reiseplan weiß, dass das Abendessen am Montag nicht für die Freundin ist, die am Dienstag landet. Jeder Eintrag kann für einen Teil der Gruppe statt für alle sein: die frühe Wanderung, für die sich drei angemeldet haben, das Restaurant für die zwei, die gern Fisch essen. Sieh dir die Reise aus Sicht einer einzelnen Person an, und du siehst nur, was sie betrifft. Die Warnungen zu fehlenden Verbindungen funktionieren genauso: Wenn eine Person an ihrem Ankunftstag keinen Weg vom Flughafen zum Haus hat, sagt die Reise das für diese Person, nicht für alle.

Geld, Notizen und die Liste der Aufgaben

Schalte Ausgaben für die Reise ein, und alle auf der Reise können eintragen, was sie bezahlt haben, mit einem Foto der Quittung, das Betrag und Währung ausfüllt. Alle sehen die laufende Liste. Whimbrel teilt die Kosten nicht auf und rechnet nicht aus, wer wem was schuldet, also nimm für das Abrechnen eine Split-App dazu. Wenn eure Gruppe lieber mit einer Tabelle anfängt, hat die kostenlose Reiseplan-Vorlage für Gruppenreisen dieselben Tabs.

Reisenotizen sind gemeinsam und live, also sind der Packplan und die Liste „was wir noch entscheiden müssen“ ein Dokument, das alle gleichzeitig bearbeiten können, und die Änderungen jeder Person erscheinen, während sie entstehen. To-dos und Packlisten stehen neben dem Plan, damit wer die Musikbox mitbringt und wer die Buchungsnummer für das Haus hat an einem Ort steht, den die ganze Gruppe sieht. Whimbrel trägt die Einreisebestimmungen für die Länder der Reise von selbst ein, damit die eine Person ohne das richtige Visum es rechtzeitig erfährt.

Für die Leute, die nur die Daten brauchen

Veröffentliche einen Link mit Leserechten für die Verwandten, die wissen wollen, wo du sein wirst. Abonniere die Reise in Apple, Google oder Outlook Kalender, und jede Buchung erscheint auch dort, für alle Mitglieder.

Für wen es ist

Die Freundin, die am Ende immer organisiert. Die Eltern, die die Familienreise planen, zu der die erwachsenen Kinder aus drei Städten anreisen. Die Sechsergruppe, die das schon einmal gemacht hat und sich an die Woche mit den Kontoauszügen danach erinnert. Wenn du die Person bist, die „Ich kümmere mich drum“ gesagt hat, ist das hier das Tool für den Teil, nachdem alle Ja gesagt haben. Der Beitrag Gruppenreise planen behandelt den Teil davor.

Als Planer für Familienreisen funktioniert es genauso, mit zwei Unterschieden, die zählen. Großeltern und die Verwandten, die nicht mitkommen, können Beobachter sein, sodass sie die Daten und das Hotel sehen, ohne etwas ändern zu können, und ein Elternteil kann Buchungen für die Kinder weiterleiten, ohne Konten für sie anzulegen. Eine Reiseplaner-App für Familien, bei der sich jedes Mitglied etwas installieren und registrieren muss, endet meistens damit, dass doch eine Person alles abtippt; hier ist die einzige Voraussetzung, dass die Leute, die buchen, eine E-Mail weiterleiten können.

Was Whimbrel für eine Gruppe nicht macht

Es gibt keine Umfragen, um Daten oder ein Ziel auszuwählen; das erledigt der Gruppenchat, und Gruppenreise planen erklärt, wie man ihn führt. Das Ausgabenbuch teilt keine Kosten auf. Es gibt keinen Routenplaner auf der Karte, wenn eure Gruppe also Tage auf einer Karte plant, ist Wanderlog das bessere Tool für diesen Teil. Die Android-App gibt es bei Google Play; die iPhone-App ist noch in der Beta, deshalb nutzen iPhone-Nutzer Whimbrel vorerst im Browser.

Whimbrel ist heute kostenlos, für alle Mitglieder einer Reise. Whimbrel Pro kommt für alle, die viele Reisen im Jahr oder viele Personen pro Reise haben, und alles, was du jetzt anlegst, nimmst du mit. Auf der Seite Funktionen steht alles, was es kann, und die FAQ erklären, was es aus deinen E-Mails liest und was es nie damit macht.