Reiseplan-Vorlage für Gruppenreisen: Google Sheets und Docs

Die meisten Reiseplan-Vorlagen sind für eine Person gemacht. Eine Gruppenreise braucht Spalten dafür, wer mitkommt, wann jede Person ankommt, welches Abendessen für wen ist und wer bezahlt hat. Diese Vorlage hat sie. Sie ist kostenlos, ohne Anmeldung, und es gibt sie als Tabelle für Google Sheets, Excel und Numbers und als Dokument für Google Docs und Word.

Hol dir die Vorlage

• Tabelle (die wichtigste): Excel-Datei herunterladen (auf Englisch). Für Google Sheets lädst du sie in Google Drive hoch, dann wird daraus ein Google Sheet, das dir gehört. In Excel und Numbers öffnet sie sich direkt.
• Dokument: Word-Datei herunterladen (auf Englisch). Für Google Docs lädst du sie genauso in Google Drive hoch.

Beides sind einfache Dateien, in denen nichts versteckt ist. Ändere, was du willst.

Wenn dir vor allem davor graut, jede Buchung abzutippen, kannst du dir die Vorlage ganz sparen: Whimbrel baut dieselben Tabs kostenlos aus den Bestätigungs-E-Mails, die jede Person weiterleitet. Der Rest dieses Beitrags ist für alle, die die Tabelle wollen.

Was drinsteht und warum

Die Tabelle hat sechs Tabs. In der ersten Zeile jedes Tabs steht, wofür er da ist. Die Namen sind englisch, so wie in der Datei.

Overview (Überblick). Name der Reise, Daten, Ziel, wer organisiert, der Gruppenchat, die gemeinsame Unterkunft mit ihrer Buchungsnummer und eine Zeile, die die Geldregel klärt, bevor irgendwer zahlt: Gemeinsame Kosten werden gleichmäßig geteilt, außer es steht etwas anderes dabei. Jede Zeile hat Platz für einen Link, eine verantwortliche Person und Notizen. Es gibt auch eine Zeile für das angestrebte Ankunftsfenster, damit die Fahrt zum Flughafen eine Fahrt ist und nicht vier.

Travelers (Reisende). Eine Zeile pro Person: wann sie ankommt und abreist, wie sie anreist, ihre Telefonnummer, Hinweise zum Essen und ob sie bei der gemeinsamen Unterkunft dabei ist. Dieser Tab kommt zuerst, weil alle anderen davon abhängen. Gruppenreisen haben selten nur einen Zeitraum, und der Reiseplan stimmt nur, wenn er weiß, wer an welchen Tagen da ist.

Day by day (Tag für Tag). Eine Zeile pro Programmpunkt, mit den zwei Spalten, die eine Vorlage für eine Person nicht hat. Who it is for (für wen) steht standardmäßig auf Everyone (alle); trag Namen ein für die frühe Wanderung, für die sich drei Leute angemeldet haben, oder für das Restaurant für die zwei, die gern Fisch essen. Booked by (gebucht von) sagt, wer die Bestätigung hat, damit niemand im Gruppenchat fragen muss.

Date	Time	What	Where	Who it is for	Booked by	Confirmation number
Fri 30 Oct	2:00 pm	Check in	Hotel Artemide, Rome	Everyone	Sam	48213-A
Fri 30 Oct	8:00 pm	Dinner	Roscioli	Everyone	Priya	ROS-7781
Sat 31 Oct	7:30 am	Colosseum underground tour	Colosseum	Sam, Priya, Alex	Sam	CT-003912

Bookings (Buchungen). Jede Bestätigung an einem Ort: die Art, für welche Reisenden sie gilt, der Anbieter, die Bestätigungsnummer, das Datum, der Betrag, wer bezahlt hat, und eine Spalte Forwarded to the trip? (an die Reise weitergeleitet?). Diese letzte Spalte ist die Disziplin, die das Ganze zum Laufen bringt: Die Buchung kommt an dem Tag in diesen Tab, an dem die Bestätigung eintrifft, nicht in der Woche vor der Abreise. Wer im März gebucht hat, weiß im Juni nicht mehr, auf welcher Website das war.

Money (Geld). Jede gemeinsame Ausgabe an dem Tag, an dem sie anfällt: wer bezahlt hat, der Betrag, die Währung, unter wem sie aufgeteilt wird und ob es eine Quittung gibt. Unter der Liste zeigt eine kleine Tabelle, was jede Person bisher bezahlt hat, mit den Namen aus dem Tab Travelers. Sie zeigt, wer bezahlt hat, nicht wer wem etwas schuldet. Das Abrechnen ist ein eigener Schritt, und die Summen gehen von einer einzigen Währung aus.

Packing and to-dos (Packen und To-dos). Die Spalten, auf die es ankommt: wer zuständig ist, bis wann, und ob es erledigt ist. Wer die Musikbox mitbringt, wer die Buchungsnummer für das Haus hat, wer den Mietwagen abholt, und bis wann.

Die Dokument-Version hat dieselben sechs Abschnitte als Überschriften und Tabellen, für alle, die lieber schreiben als Zellen ausfüllen, und zum Ausdrucken.

So nutzt du sie als Organisator

1. Fülle Travelers aus, bevor irgendetwas gebucht ist. Namen und die Daten, denen jede Person zugesagt hat. Ein Vielleicht bekommt keine Zeile, bis es ein Ja ist.
2. Teile sie mit Bearbeitungsrechten mit den Leuten, die mitkommen, und mit Leserechten mit denen, die zu Hause bleiben. In Google Sheets ist das der Teilen-Button; bei einer Datei, die per E-Mail herumgeht, hat am Ende jede Person ihre eigene Kopie und es herrscht Chaos. Nimm also Sheets oder Docs, wenn du kannst.
3. Bitte alle Reisenden, ihre eigenen Buchungen an dem Tag, an dem sie buchen, in den Tab Bookings einzutragen, samt Bestätigungsnummer. Deine Aufgabe als Organisator ist es, zu merken, was fehlt, nicht alles selbst einzutippen.
4. Trag Ausgaben direkt am Tisch ein. Nicht am Abend, nicht auf dem Heimflug. Der Tab Money ist der, der dir hinterher die Woche mit den Kontoauszügen erspart.
5. Prüf den ersten Tag eine Woche vorher. Die Ankunft jeder Person sollte in Day by day stehen. Die, die fehlt, ist die, die das Problem verursacht.

Die Entscheidungen davor, also Daten, Budget, Ziel und wer wirklich mitkommt, stehen in So planst du eine Gruppenreise.

Pass sie an

Lösch die Tabs, die du nicht brauchst; der Tab Money ist optional, wenn deine Gruppe anders abrechnet. Füg bei einer langen Reise einen Tab pro Stadt hinzu. Die Kopfzeile ist auf jedem Tab fixiert, damit sie sichtbar bleibt, wenn die Liste wächst. Die Spalte Type in Bookings und die Ja-Nein-Spalten haben in Excel und Google Sheets Auswahllisten, damit die Einträge einheitlich bleiben. Wenn deine Gruppe jedes Jahr eine Reise plant, behalte eine leere Kopie und dupliziere sie jedes Mal.

Spar dir die Vorlage

Diese Vorlage ist die Handarbeits-Version von dem, was passiert, wenn alle ihre Bestätigungs-E-Mails an einen Ort weiterleiten. Sie funktioniert, bis die sechste Person den fünften Flug bucht und niemand ihn eingetragen hat, meistens in der Woche vor der Reise.

Whimbrel baut dieselben Bereiche Reisende, Tag für Tag und Buchungen aus den E-Mails selbst. Alle Reisenden leiten ihre Bestätigungen an die Adresse der Reise weiter oder verbinden Gmail, Outlook oder Fastmail, damit neue Buchungen von allein ankommen, und ein Assistent legt jede Buchung samt Bestätigungsnummer am richtigen Tag ab. Jede Person hat ihre eigenen Daten auf der Reise, jeder Eintrag kann nur für einen Teil der Gruppe sein, die Leute zu Hause können zuschauen, ohne etwas zu ändern, und niemand tippt irgendetwas ab.

Whimbrel ist heute kostenlos. Whimbrel Pro kommt für alle, die viele Reisen im Jahr oder viele Personen pro Reise haben, und alles, was du jetzt anlegst, nimmst du mit. Leite die erste Buchung deiner nächsten Gruppenreise weiter, sieh zu, wie sich der Reiseplan von selbst aufbaut, und lade dann die anderen ein. Auf der Seite Funktionen steht alles, was Whimbrel kann, und die FAQ erklären, was es aus deinen E-Mails liest und was es nie damit macht.

Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose Reiseplan-Vorlage für Google Sheets?

Ja. Die Reiseplan-Vorlage für Gruppenreisen auf dieser Seite ist eine kostenlose Tabelle mit Tabs für den Überblick, die Reisenden, den Plan für jeden Tag, Buchungen, Geld und Packen. Lade sie herunter und in Google Drive hoch, oder öffne sie in Excel oder Numbers. Ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.

Wie mache ich eine Kopie einer Google-Sheets-Vorlage?

Lade die Tabellendatei herunter, öffne drive.google.com, wähle Neu, dann Datei hochladen, und wähle die Datei aus. Google Drive wandelt sie in ein Google Sheet um, das dir gehört. Wenn dir jemand ein Google Sheet nur zum Ansehen freigibt, öffne es und wähle Datei, dann Kopie erstellen.

Was gehört in einen Reiseplan für eine Gruppenreise?

Wer mitkommt und wann jede Person ankommt und abreist, jede Buchung mit ihrer Bestätigungsnummer, ein Plan für jeden Tag, der sagt, für wen jeder Punkt ist, wer welche gemeinsame Ausgabe bezahlt hat, und eine To-do-Liste mit einer verantwortlichen Person in jeder Zeile. Einer Vorlage für eine Person fehlen all diese Wer-Spalten, deshalb braucht eine Gruppe ihre eigene.

Wie teilt man einen Reiseplan mit einer Gruppe?

Leg ihn an einen Ort, den alle öffnen können. Teile die Tabelle mit Bearbeitungsrechten mit den Leuten, die mitkommen, und mit Leserechten mit denen zu Hause, und bitte alle Reisenden, ihre eigenen Buchungen an dem Tag einzutragen, an dem sie buchen. Oder nimm eine App, die den Reiseplan aus den Bestätigungs-E-Mails aller baut, damit niemand etwas eintippen muss.

Gibt es eine Reiseplan-Vorlage für Excel oder Word?

Ja. Dieselbe Vorlage gibt es auf dieser Seite als Excel-Datei und als Word-Datei. Die Excel-Version hat die Auswahllisten und die Summen pro Person im Tab Money; die Word-Version hat denselben Aufbau als Dokument, für alle, die sie ausdrucken wollen.

Kann eine App den Reiseplan stattdessen für mich bauen?

Ja. Whimbrel baut dieselben Bereiche Reisende, Tag für Tag und Buchungen aus den Bestätigungs-E-Mails, die alle Reisenden weiterleiten. So füllt sich der Reiseplan von selbst und alle sehen dieselbe Reise. Whimbrel ist heute kostenlos, und Whimbrel Pro kommt für alle, die viele Reisen im Jahr oder viele Personen pro Reise haben.