Modèle d'itinéraire pour voyage en groupe (Sheets, Docs)

La plupart des modèles d'itinéraire sont conçus pour un seul voyageur. Un voyage en groupe a besoin de colonnes pour savoir qui vient, quand chacun arrive, quel dîner concerne qui, et qui a payé. Ce modèle les a. Il est gratuit, sans inscription, et il existe en tableur pour Google Sheets, Excel et Numbers, et en document pour Google Docs et Word.

Télécharger le modèle

• Tableur (le principal) : télécharger le fichier Excel (en anglais). Pour l'utiliser dans Google Sheets, importez-le dans Google Drive : il devient une feuille Google Sheets dont vous êtes propriétaire. Il s'ouvre tel quel dans Excel et Numbers.
• Document : télécharger le fichier Word (en anglais). Pour l'utiliser dans Google Docs, importez-le dans Google Drive de la même façon.

Ce sont deux fichiers simples, sans rien de caché. Modifiez ce que vous voulez.

Si ce qui vous rebute, c'est de saisir chaque réservation, vous pouvez vous passer complètement du modèle : Whimbrel construit les mêmes onglets à partir des e-mails de confirmation que chaque voyageur transfère, gratuitement. La suite de cet article s'adresse à ceux qui veulent le tableur.

Ce qu'il contient, et pourquoi

Le tableur compte six onglets. La première ligne de chacun indique à quoi il sert.

Overview (vue d'ensemble). Le nom du voyage, les dates, la destination, l'organisateur, la conversation de groupe, le logement commun et sa référence de réservation, et une ligne qui fixe la règle financière avant que quiconque paie : les dépenses communes se partagent à parts égales, sauf mention contraire. Chaque ligne a de la place pour un lien, un responsable et des notes. Il y a aussi une ligne pour le créneau d'arrivée à viser, afin qu'il n'y ait qu'un trajet depuis l'aéroport et pas quatre.

Travelers (voyageurs). Une ligne par personne : quand elle arrive et repart, comment elle vient, son téléphone, ses contraintes alimentaires, et si elle participe au logement commun. Cet onglet vient en premier parce que tous les autres en dépendent. Un voyage en groupe a rarement des dates uniques, et l'itinéraire n'est juste que s'il sait qui est là quels jours.

Day by day (jour par jour). Une ligne par événement, avec les deux colonnes qu'un modèle pour un seul voyageur n'a pas. Who it is for (pour qui) vaut Everyone (tout le monde) par défaut ; remplacez-la par des prénoms pour la randonnée matinale à laquelle trois personnes se sont inscrites, ou pour le restaurant des deux qui aiment le poisson. Booked by (réservé par) indique quel voyageur détient la confirmation, pour que personne n'ait à demander dans la conversation de groupe.

Date	Heure	Quoi	Où	Pour qui	Réservé par	Numéro de confirmation
Ven. 30 oct.	14 h 00	Arrivée à l'hôtel	Hotel Artemide, Rome	Tout le monde	Sam	48213-A
Ven. 30 oct.	20 h 00	Dîner	Roscioli	Tout le monde	Priya	ROS-7781
Sam. 31 oct.	7 h 30	Visite des souterrains du Colisée	Colisée	Sam, Priya, Alex	Sam	CT-003912

Bookings (réservations). Toutes les confirmations au même endroit : le type, les voyageurs concernés, le prestataire, le numéro de confirmation, la date, le montant, qui a payé, et une colonne Forwarded to the trip? (transférée au voyage ?). Cette dernière colonne est la discipline qui fait tout fonctionner : la réservation est ajoutée à cet onglet le jour où la confirmation arrive, pas la semaine du départ, car la personne qui a réservé en mars ne se souviendra plus en juin du site qu'elle a utilisé.

Money (argent). Chaque dépense commune le jour où elle a lieu : qui a payé, le montant, la devise, entre qui elle est partagée, et s'il y a un reçu. Sous la liste, un petit tableau montre ce que chaque personne a payé jusqu'ici, à partir de l'onglet Travelers. Il montre qui a payé, pas qui doit combien à qui. Faire les comptes est une étape à part, et les totaux supposent une seule devise.

Packing and to-dos (bagages et tâches). Les colonnes qui comptent : responsable, échéance et fait. Qui apporte l'enceinte, qui a la référence de réservation de la maison, qui récupère la voiture de location, et pour quand.

La version document reprend les six mêmes sections sous forme de titres et de tableaux, pour ceux qui préfèrent écrire plutôt que remplir des cellules, et pour l'impression.

Comment l'utiliser quand on est l'organisateur

1. Remplissez Travelers avant toute réservation. Les prénoms, et les dates auxquelles chacun a dit oui. Un « peut-être » n'a pas de ligne tant qu'il n'est pas devenu un oui.
2. Partagez-le en modification avec ceux qui viennent et en lecture avec ceux qui restent à la maison. Dans Google Sheets, c'est le bouton Partager ; avec un fichier envoyé par e-mail, cela fait une copie par personne et un joyeux désordre, alors utilisez Sheets ou Docs si vous le pouvez.
3. Demandez à chaque voyageur d'ajouter ses propres réservations dans l'onglet Bookings le jour où il réserve, avec le numéro de confirmation. Le rôle de l'organisateur est de repérer ce qui manque, pas de tout saisir.
4. Notez les dépenses à table. Pas le soir, pas dans l'avion du retour. L'onglet Money est celui qui vous épargne une semaine de relevés bancaires après coup.
5. Vérifiez le premier jour la semaine d'avant. L'arrivée de chaque personne doit figurer dans Day by day. Celle qui manque est celle qui posera problème.

Les décisions qui précèdent tout cela (dates, budget, destination, et qui vient vraiment) sont traitées dans Comment organiser un voyage en groupe.

Adaptez-le à votre groupe

Supprimez les onglets dont vous n'avez pas besoin ; l'onglet Money est facultatif si votre groupe fait ses comptes autrement. Ajoutez un onglet par ville pour un long voyage. La ligne d'en-tête est figée sur chaque onglet pour rester visible quand la liste s'allonge. La colonne Type de Bookings et les colonnes oui ou non ont des listes déroulantes dans Excel et Google Sheets, pour que les saisies restent cohérentes. Si votre groupe part une fois par an, gardez une copie vierge et dupliquez-la à chaque fois.

Passez-vous du modèle

Ce modèle est la version manuelle de ce qui se passe quand chacun transfère ses e-mails de confirmation au même endroit. Il fonctionne jusqu'à ce que la sixième personne réserve le cinquième vol et que personne ne l'ait saisi, ce qui arrive en général la semaine du départ.

Whimbrel construit les mêmes Travelers, Day by day et Bookings à partir des e-mails eux-mêmes. Chaque voyageur transfère ses confirmations à l'adresse du voyage, ou connecte Gmail, Outlook ou Fastmail pour que les nouvelles réservations arrivent toutes seules, et un assistant range chaque réservation au bon jour avec son numéro de confirmation. Chaque personne a ses propres dates dans le voyage, chaque élément peut concerner une partie du groupe, ceux qui restent à la maison peuvent suivre sans rien modifier, et personne ne ressaisit quoi que ce soit.

Whimbrel est gratuit aujourd'hui. Whimbrel Pro arrive pour les personnes qui font de nombreux voyages par an ou qui voyagent à plusieurs, et tout ce que vous créez maintenant vous suivra. Transférez la première réservation de votre prochain voyage en groupe et regardez l'itinéraire se construire tout seul, puis invitez les autres. La page fonctionnalités liste tout ce qu'il fait, et la FAQ explique ce qu'il lit dans vos e-mails et ce qu'il n'en fait jamais.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle d'itinéraire de voyage gratuit pour Google Sheets ?

Oui. Le modèle d'itinéraire pour voyage en groupe de cette page est un tableur gratuit avec des onglets pour la vue d'ensemble du voyage, les voyageurs, le programme jour par jour, les réservations, l'argent et les bagages. Téléchargez-le et importez-le dans Google Drive, ou ouvrez-le dans Excel ou Numbers. Sans inscription et sans adresse e-mail.

Comment faire une copie d'un modèle Google Sheets ?

Téléchargez le fichier du tableur, ouvrez drive.google.com, choisissez Nouveau, puis Importer un fichier, et sélectionnez le fichier. Google Drive le convertit en une feuille Google Sheets dont vous êtes propriétaire. Si quelqu'un vous partage une feuille Google Sheets en lecture seule, ouvrez-la et choisissez Fichier, puis Créer une copie.

Que doit contenir l'itinéraire d'un voyage en groupe ?

Qui vient et quand chacun arrive et repart, chaque réservation avec son numéro de confirmation, un programme jour par jour qui indique pour qui est chaque élément, qui a payé chaque dépense commune, et une liste de tâches avec un responsable sur chaque ligne. Un modèle pour un seul voyageur n'a aucune de ces colonnes « qui », et c'est pourquoi un groupe a besoin du sien.

Comment partager l'itinéraire d'un voyage avec un groupe ?

Mettez-le à un seul endroit que tout le monde peut ouvrir. Partagez le tableur en modification avec ceux qui viennent et en lecture avec ceux qui restent à la maison, et demandez à chaque voyageur d'ajouter ses propres réservations le jour où il les fait. Ou utilisez une application qui construit l'itinéraire à partir des e-mails de confirmation de chacun, pour que personne n'ait rien à saisir.

Existe-t-il un modèle d'itinéraire de voyage pour Excel ou Word ?

Oui. Le même modèle est proposé sur cette page en fichier Excel et en fichier Word. La version Excel a les listes déroulantes et les totaux par personne dans l'onglet Money ; la version Word reprend la même structure sous forme de document, pour ceux qui veulent l'imprimer.

Une application peut-elle construire l'itinéraire à ma place ?

Oui. Whimbrel construit les mêmes onglets voyageurs, jour par jour et réservations à partir des e-mails de confirmation que chaque voyageur transfère, si bien que l'itinéraire se remplit tout seul et que tout le monde voit le même voyage. Il est gratuit aujourd'hui, et Whimbrel Pro arrive pour les personnes qui font de nombreux voyages par an ou qui voyagent à plusieurs.